В техниках по саморазвитию особое место занимает управление временем, поэтому давайте разберемся, что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен современному человеку. Ведь самый частый вопрос, который задают успешным людям: «Как вы все успеваете?» Ответы бывают разными: от кажущегося шуточным «я успеваю далеко не все» до совета познакомиться с основами тайм-менеджмента. Но сводится все в итоге к одному: человек, недовольный постоянным ощущением цейтнота, должен научиться управлять своим временем.
Управление временем (тайм-менеджмент) для улучшения продуктивности
В чем секрет успешных людей? Редко в удаче и счастливом случае, чаще в завидной продуктивности. За стандартный рабочий день они успевают качественно сделать и, соответственно, заработать гораздо больше обычного офисного сотрудника. Эффективность работы начинается с твердой установки, что нельзя тратить время попусту, и желания научиться правильно распределять свое время.
Цели и задачи тайм-менеджмента
Планирование представляет собой, в первую очередь, постановку целей. Они могут быть как долгосрочными – увеличить доход втрое через год, так и краткосрочными – через неделю научиться вставать утром по первому сигналу будильника.
Для достижения каждой цели, даже самой крошечной, нужно определить список задач. Например, задачами для увеличения дохода могут стать такие:
- освоить принципы тайм-менеджмента;
- пройти курсы повышения квалификации;
- составить качественное резюме на соискание более высокой должности.
Для цели вставать раньше по утрам можно придумать такие задачи:
- составить приятный ритуал пробуждения;
- ложиться спать не поздно и в определенное время.
Все это не просто желательно, а обязательно зафиксировать на бумаге. Первые и главные инструменты тайм-менеджмента – ежедневник и ручка. Пока цель не записана, она практически равна мечте. Завершать день нужно планированием задач на следующий: так утро начнется с выполнения поставленных с вечера задач, а не с размеренного обдумывания, чем бы полезным заняться в ожидании обеденного перерыва.
Кстати, многие предпочитают планировать свои дела с помощью карандаша. Так список задач становится более живым, ведь в течение одного дня многое может поменяться.
Конечно, планирование, особенно поначалу, занимает достаточно много времени. Но правило 10/90 работает: 10% времени, потраченного на планирование, экономит 90% времени при решении спланированной задачи.
Расстановка приоритетов
Случается, что вовремя выполненное важное дело освобождает от нескольких мелких дел. И наоборот, ворох выполненных мелких задач может не приблизить к главной цели ни на шаг. Отсюда важное правило тайм-менеджмента – всегда нужно определять приоритетные направления приложения сил.
Полезным инструментом в этом деле будет так называемая матрица Эйзенхауэра. Лист блокнота делится на четыре окна, в которые вписываются дела и задачи по степени их важности и срочности.
Заполнение такой таблички делает очевидным, какие дела требуют незамедлительного исполнения (срочно + важно), какие нужно запланировать (важно + не срочно), какие можно делегировать (срочно + не важно), а какие можно и совсем вычеркнуть из планов (не срочно + не важно).
Контроль времени
Чтобы правильно планировать время, нужно вести его учет и отследить, на что время тратится впустую. Бесконечные ленты новостей в соцсетях, «стрелялки» и «бродилки» в смартфоне – враги человека, стремящегося к успеху. Даже если вы отвлекаетесь на них только в очереди или в общественном транспорте, это время можно использовать с пользой. В том же смартфоне есть возможность читать книги и слушать обучающие подкасты.
Можно возразить, что бесцельный просмотр новостей и игры разгружают мозг, дают минутку отдыха в череде важных задач. Если действительно необходимо отдохнуть, лучше просто включить спокойную музыку, закрыть глаза и расслабиться – не забыв при этом установить таймер минут на 15, не больше.
Кстати, таймер поможет и вспомнить о необходимости отдыха. Полчаса непрерывной работы требуют хотя бы нескольких минут паузы, чтобы размяться и дать отдых глазам и разуму.
Лягушки и слоны
«Лягушки» и «слоны» – кодовые названия для задач: первое – для не слишком приятных, второе – для достаточно объемных. Для каждого есть свое правило. «Лягушек» нужно «есть по утрам» – то есть начинать рабочий день с важных, но не приносящих удовольствия задач, чтобы расквитаться с ними как можно быстрее. Ведь если оттягивать их выполнение, они будут висеть над душой неприятным грузом весь день. «Слона» же нужно «есть по частям» – то есть разбивать сложную большую задачу на множество мелких и планомерно выполнять их.
Планирование без планирования – советы иррационалам
Случается так, что человек поставил себе цель улучшить свою эффективность, изучил теорию управления временем, применяет на практике все советы – но планирование, вместо того, чтобы приносить плоды, гнетет строгостью системы и толкает к депрессии. Есть вероятность, что все это проделки внутреннего прокрастинатора. Но все же, стоит оценить качества своего характера.
Среди многих психологических характеристик существует разделение людей на рационалов и иррационалов. Первые часто организованны от природы (либо достаточно легко обучаются этому), систематичны и последовательны. Вторые же – люди совершенно непредсказуемые, импульсивные и хорошие импровизаторы. Как раз для второй категории – иррационалов – стандартные схемы тайм-менеджмента с постановкой временных рамок и продуманными до мелочей планами по достижению целей не подходят совершенно, поскольку противоречат их сущности. Иррационал, принуждающий себя к жизни по расписанию и графикам с отчетами, просто перегорает эмоционально и теряет способность выполнять хоть какие-то задачи.
Для такой группы людей есть некоторые советы, способные направить их усилия и время в более продуктивное русло.
Если рациональным личностям советуют доводить начатое дело до конца и только потом приступать к следующему, то для «свободных художников» совет прямо противоположен: двигайтесь в нескольких направлениях одновременно. Смена деятельности может привести к достижению нескольких целей за один промежуток времени – важно поймать момент усталости от текущего занятия и переключиться на следующее.
Один список все же нужно составить – перечень тех занятий и сфер деятельности, в которых желательно достичь результата. Такой список пригодится, чтобы не забыть, на что еще важное и интересное можно переключить свою энергию.
Главная цель
Надеемся, теперь вам понятно, что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен успешным людям. Однако, есть еще кое-что… Списки, таймер, планирование – увлекшись тайм-менеджментом, важно не забыть, что планирование и достижение успеха – не самое главное в жизни. Счастливая жизнь – вот основная задача по мнению портала friendly-life.ru. Над эффективностью своего труда стоит работать только ради того, чтобы научиться, наконец, находить время для семьи, друзей и отдыха. А полноценный отдых и эмоциональный подъем, в свою очередь, дадут новые силы для достижения желанного успеха.
